[기준] 품목채번 음

ERP 시스템 등의 도입이 늘어나면서 기업에서는 여러 종류의 정보시스템에 분산 관리되던 품번(Item Number) 체계의 정비를 요구받게 됩니다.

 저의 경험에 따르더라도, 새로이 ERP (Enterprise Resources Planning) 시스템을 도입하거나 새로운 시스템으로 이전(Migration)을 하게 되는 기업에서 대두되는 가장 큰 이슈 중의 하나가 품번 등을 이용한 품목 식별 체계를 어떻게 정리 또는 표준화하는 것이 좋을 것인가 하는 문제였습니다.

 품번 채번 방식은 기본적으로 유의미 (dignificant) 품번 체계와 무의미(nonsignificant) 품번 체계라는 두 가지 접근 방법이 있습니다. 이러한 두 가지 접근 방법의 장단점에 대하여는 여러 곳에서 정리된 것이 있어서 이해하기는 쉬우며, 오늘날의 정보시스템의 정보처리 및 저장 능력, 그리고 대부분의 ERP 시스템에서는 다양한 품목 범주 구분과 문자 기술 필드들을 제공한다는 점 등을 감안할 때는 무의미(nonsignificant) 접근방법을 권하는 상황입니다.

 그렇다면 과연 모든 경우에 무의미 코드 체계를 택하는 것이 최상의 선택인가에 대한 답을 먼저 생각해 보아야 할 것입니다. 여기 첨부하는 두 개의 글이 이에 대한 답을 제공하리라 생각하며, 이미 이 문제에 대하여 고민을 하였던 사용자들이나 앞으로 이 문제에 대하여 고민하게 되실 분들에게 참고가 되기를 바랍니다.

 이 두 글의 필자들이 경험을 바탕으로 정리한 내용과 저의 경험을 바탕으로 결론을 요약하면 다음과 같습니다.

 1. 신규로 품목 채번 체계를 정립하고자 한다면 무의미코드 체계를 채택하되, 품목 명칭 등의 기술 필드, 품목 범주 구분 코드 등을 최대한 활용하여 검색, 보고 등의 편리성을 극대화할 것

 2. 이미 사용하던 유의미 코드 체계가 있다면 이들 정보도 새로운 ERP 시스템 등에서 제공하는 별칭 (alias), 대체 키로 사용 가능한 여유 코드 필드 (alternate key field) 등을 이용하여 정비하여 둠으로써 기존 사용자의 편의성이라든가 아직 사용 중인 레거시 시스템과의 연계의 편의성도 함께 도모할 것

 상세한 내용은 첨부하는 두 글을 한 번 읽어만 보시더라도 충분히 이해가 되리라 생각합니다.

그리고, 만일 필요하신 분이 있다면 ERP 시스템에서 제공되는 품목 식별 및 분류 방법을 나타내는 화면 사례를 보내 드리도록 하겠습니다.

 참고 글 1)

 귀사의 품목번호를 알 수 있을까요 ? - 부품번호 생성에 있어서 회피하여야 할 실수들 -

 

Donald N. Frank, CFPIM, CIRM

 

원자료 : Can I Get Your Number ? – Bad lines to avoid in part numbering –,

APICS magazine, September 2006, pp. 32-34.

 
50여 년 간 부품번호(part number)를 생성하고 관리하는 일을 해 온 나의 경험으로부터 나는 반복적으로 제기되는 주제가 하나 있다는 것을 알게 되었다. 그것은 사람들이 부품번호 생성에 대한 표준을 원한다는 것이다. 물론, 인터넷 상에는 이 주제를 다룬 여러 가지 백서들을 발견할 수 있는데, 대부분의 것들은 (부품번호가 아닌) 부품(parts)의 표준화를 도와 주는 자신들의 서비스나 소프트웨어 도구들을 홍보하는 컨설턴트들이 쓴 글들이다.
부품번호는 주로 정보시스템에서 하나의 품목, 부품, 또는 사물을 다른 모든 것들과 구분하는 데 사용된다. 예를 들어, 시스템은 가공 전의 주물과 기계 가공 후의 주물, 명판을 붙인 부품과 명판을 붙이지 않은 부품 또는 특정 상표품과 유통업체 상표품을 구분할 필요가 있다. 오늘날 부품번호는 특정 품목의 많은 관련 객체 또는 데이터 요소에 대한  접근을 가능하게 하는 키로서 사용되고 있다. 관련 부품은 시스템이 착오 없이 비즈니스 프로세스를 최적화할 수 있도록 도와주는 물리적인 품목, 문서, 또는 기타 모든 것을 의미한다. 
부품번호는 제품수명주기관리 (product life cycle management: PLM)와 전사적자원관리(enterprise resources planning: ERP)에 있어서 중요한 요소이다. 어떻든, 이전의 나의 경험을 통해 배운 바는 부품번호를 이용하여 어떤 품목을 다른 모든 것들과 구별하는 데 사용하는 모든 시스템에 대하여 공통적으로 적용할 수 있을 것으로 생각된다.

 

배경 (The background)

 

재고관리와 회계 처리에 처음 컴퓨터가 도입되자 재고 관리 공급사슬 상에 존재하는 모든 품목에 고유의 번호가 부여되어야 한다는 것이 명확해졌다. 저장 능력이 제한되고 시스템들의 기능이 덜 발달된 상태였기 때문에 78 컬럼의 데이터 처리용 천공지에 모든 필요한 정보를 채워 넣는 일에는 정말로 고도의 창의력을 요구되었다. 그 당시에는 부품을 유사한 특징을 갖는 그룹으로 묶는 그룹테크놀로지(group technology)가 유행이었다. 제한된 데이터 저장 공간과 그룹 테크놀로지의 결합으로 부품번호에 정보를 담도록 하여 사용자들로 하여금 부품번호를 살펴보면 쉽게 부품을 식별할 수 있도록 하자는 아이디어가 나타났다.

그런데 오늘날에는 유의미 부품번호(intelligent part number) 개념은 낡은 것이 되었다. 거의 무제한적인 부품마스터 정보를 컴퓨터 스크린에 출력해 줄 수 있는 시대에 있어서 유의미 부품번호 시스템은 그것을 유지 관리하는 데 지나치게 많은 부가가치 창출과 무관한 활동을 요구하는, 지나간 시대의 잉여 유물이다. 부품번호는 간단하고, 숫자로 표시되고, 그리고 연속적으로 번호가 부여되는 것이어야 한다.

모든 키보드를 사용하는 데이터 입력 작업자는 개략 300타에 한 번 꼴로 오류를 일으키는 반면, 10개의 숫자 키로 구성된 자판을 이용하는 작업자는 3,000타에 한 번 꼴로 오류를 일으킨다. 이제 기업에서 이루어지고 있는 데이터 관리 활동이 어느 정도인지, 그리고 그것이 어떤 영향을 미치는지를 살펴 보기로 하자.

 대부분의 사람들은 부품번호 체계를 고안하고 유지 및 관리하는 일은 자기가 상관할 일이 아니라고 생각한다. 부품번호를 통해 전달된다는 “보다 더 중요한” 정보가 더 많다는 생각 때문에 품목번호는 서로 미루는 사이에 어느 누구의 관심도 끌지 못하고 방치되고 있다. 대부분의 솔루션 공급 업체들과 컨설턴트들은 부품번호가 제공되는 필드에 들어가기만 하면 문제가 없다고 하면서 이 이슈를 피해가는 것처럼 보인다.

 

자주 범하는 실수(Common mistakes)

 

이 시점에서 한 발 뒤로 물러서서 어떻게 부품번호가 생성되는지를 살펴보기로 하자. 제품 관리부서, 제품설계 부서, 자재관리 부서, 영업 또는 마케팅 부서 등 어떤 부서에서 주도를 하였든 관계 없이 부품번호의 생성 및 유지 관리는 한 개인 또는 아주 소수의 복수 부서 인원으로 구성되는 팀에 맡겨져야 한다. 이들은 모든 부품번호가 고유하고, 나아가 기존에 적절한 부품번호가 있다면 새로운 번호가 생성되지 않도록 하여야 한다. 그런데, 공통적으로 나타나는 전략적인 오류는 부품번호 생성을 부품번호의 수명주기와 부품에 관련된 정보를 잘 이해하지 못하는 하위 직급의 사무 직원에게 맡긴다는 점이다.

부품번호는 사용하는 과정에서 잘 못 사용되는 수도 있고 아예 생성 자체가 잘 못 될 수도 있다. 예를 들어, 어떤 부품명세서(bill of material: BOM)에 대하여 형태(form), 용도(fit), 기능(function) 또는 요율(fee)의 변경이 발생할 때마다 부품번호를 변경하는 것은 좋지 않은 습관이다. 오늘날의 PLM 시스템들은 제품설계 부서의 제품 구성 관리를 설계 개정 문서를 이용하여 상당히 잘 관리하고 있다. ERP 시스템은 유효일자, 롯트 번호, 또는 일련번호 등을 이용하여 제품 설계 부서의 변경 사항을 현업 생산 운영 계획 및 실행 프로세스에 반영될 수 있도록 하고 있다. 즉, 부서간의 커뮤니케이션의 개선이 요구되는 것이지 부품번호 자체가 바뀔 필요는 없는 것이다.

부품번호의 변경은 현업 업무에 매우 부정적인 영향을 미칠 수 있다. 대부분의 기업은 글로벌한 공급사슬 속에서 존재한다. 따라서, 어떤 품목의 부품번호를 변경하는 것은 그들에게 제공되는 부품번호에 제품 구성(configuration) 관리 시스템의 운영이 달려 있는 공급자와 고객들에게 부정적인 영향을 미칠 수 있다. 자기 회사의 업무 절차 문제로 인해 공급자나 고객들에게 그들의 데이터베이스를 변경하도록 요구하는 것은 자사 제품에 대한 구성관리를 잘 할 수 없다는 시그널을 보내는 결과를 초래한다.

또 하나의 자주 발생하는 실수는 제품 자체는 동일한 것임에도 불구하고 고객별로 부품번호를 달리 사용하는 경우이다. PLM의 개정 문서 또는 ERP의 유효 일자 등을 이용하여 제품의 구성에 관한 유지관리를 할 수 있다는 전제 하에서, 어떤 제품 구성 내용이 어떤 고객의 주문에 따라 제조, 출하되었는지를 파악하는 능력은 정확하게 기재된 고객 주문, BOM, 작업오더 및 송장 등의 정보를 얼마나 잘 찾아낼 수 있는가에 달려 있는 것이다. 정보시스템들은 모든 부서들과 커뮤니케이션을 할 수 있는 능력을 가지고 있으며, 그렇기 때문에 정보시스템들이 강력한 도구가 되는 것이다. 불필요한 부품번호 변경이라는 부담을 추가하는 일은 정말로 부가가치 창출과는 거리가 먼 일이 되는 것이다.

또 다른 측면에서, 제품을 어떻게 생산하는가 즉, 제조 방법에 따라 새로운 부품번호를 따는 일 역시 재앙이 될 것이다. 설계 BOM과 제조 BOM을 따로 만들어서 이들을 대응 관리하는 일은 더 이상 비용 대비 효과가 있는 일이라고 할 수 없다. 6시그마의 세계에서는 설계 부문에서 제조 부문으로 발표되는 제품이 제조 불가능하게 된다면 그것은 설계 상의 결함을 의미한다. 동시 설계 (concurrent engineering) 개념은 우리들에게 모든 이해관계자로 하여금 설계 과정에 참여하게 하는 것이 제품이 제조 가능할 뿐만 아니라 제조되어야만 하도록 하는 데 가장 좋은 방안이라는 것을 가르쳐 주었다. 따라서, 단일한 전사적 BOM이라는 접근 방법이 기업의 경쟁력 향상뿐만 아니라 불필요한 부품번호의 생성의 배제에도 도움이 된다.

 부품번호를 가지고 너무 많은 것을 하려는 것 즉, 부품번호에 너무 많은 의미를 부여하려고 하는 일 역시 자주 발생하는 잘못 중 하나이다. 그 자체에 의미를 담으려고 하는 시스템들은 빠르게 진부화될 운명을 지니고 있는데, 이것은 기술 변화의 속도 때문이다. 부품번호에 의미를 담게 되면 부품번호 정보를 대내적으로나 대외적으로 공급사슬 전반에 걸쳐 전달하는 데 있어서 오류 발생률을 크게 높이게 된다.
컴퓨터가 도입되기 시작하던 초기에는 그룹테크놀로지 방식의 코드가 부품번호로서 유행이었고 정보시스템들은 기존의 부품에 관한 정보를 검색하는 능력이 제한되어 있었다. 그런 관계로, 유의미한 부품번호들은 문자열 검색이 불가능하던 시절에 탄생하게 된 것이었다. 21세기에 들어서서는, 정보시스템들의 성능이 매우 높아져서 부품에 대한 기술 내용이 잘 되어 있기만 하다면 시스템 내에서 특정 부품을 찾아 내는 일은 순식간에 해낼 수 있게 되었다. 이제는 지리하고 낡은 유의미 부품번호 작성 및 관리 절차를 유지하는 데 노력을 들이기보다는 훌륭한 부품 마스터에 대한 단어로 된 기술 체계를 개발하고 유지 관리하는 데 자원을 투입하는 것이 더 합리적이라고 할 수 있다.

부품번호에 관한 한, 처음에는 사용하기 쉽게 하는 것처럼 보이는 방법들은 종종 더 많은 문제를 발생시키는 것으로 끝나 버리곤 한다. 예를 들어 공급자의 부품번호를 사용하는 방법을 생각해 보기로 하자. 회사 규모가 작거나 신생 기업 모드일 때는 구매 품목에 대하여 부품번호를 생성하기 위한 내부 정책, 절차, 그리고 관행을 정립하는 일이 귀중한 자원을 낭비하는 것처럼 보인다. 이러한 방향으로 일을 추진해 본 생산관리 전문가들은 불행하게도 그들이 일단 포장지 뒷면의 번호를 그냥 사용하는 관리 스타일을 벗어나야 할 단계까지 성장하고 난 뒤에는 공급자의 부품번호를 사용하는 방식으로는 업무 처리에 한계가 있다는 것을 발견하게 되었다. 부품 조달 논리를 이용하면 복수 공급자, 공급자별 부품번호, 그리고 현행 단가 등을 부품 마스터의 공급자 필드 또는 관련 객체를 통해 식별 가능하게 되었다. 만일 새로운 공급자가 나타나서 품질이 더 우수하거나 더 저렴한 가격의 부품을 공급하게 되더라도 부품번호는 새로 생성할 필요가 없고, 제품 구성 변경 기록도 반듯하게 유지관리가 가능하게 되었다.
이와 유사하게, 기업이 합병을 하게 되면 작업자들은 비록 중복이 발생할지라도 각각의 레거시 시스템에서 관리되던 부품에 대하여 별도의 부품번호를 유지하는 것을 볼 수 있다. 이러한 문제를 해결하는 데 있어서 부품 표준화는 매우 비용 효과가 높은 접근방법이라 할 수 있다. 구매 오더, 자재 관리, 그리고 회계 처리에 들어가는 과도한 원가를 부품 리스트를 “정리(leaning)”함으로써 상당 수준 감축할 수 있게 된다. 일단 표준화된 부품 기술 체계가 자리를 잡고 나면 중복 또는 유사 품목을 모두 확인할 수 있게 된다. 그리고 나서, 하나의 레거시 부품번호를 선택한 후 다른 부품들에 대하여는 “부품 x로 대체됨”이라는 표시를 함으로써 변경 기록을 남긴다. 마지막으로, 이들 모든 부품들은 등록된 부품 번호의 품목과 같은 재고 장소로 이동시켜 일괄 관리를 하여야 한다. 오늘날, 부품번호 체계 자체만이 간과되고 있는 것이 아니라, 부품번호에 연관된 핵심 데이터 요소(또는 객체)들까지도 관심이 기울여지지 않고 있는 것으로 보인다.

 

앞으로 할 일들(Going forward)

 

실무 전문가들에게는 부품 마스터 데이터에 관하여 린(lean) 방식의 접근방법이 필요하다. 기존의 모든 부품번호를 단순한 숫자 번호 체계로 바꾸지는 말아야 한다. 그렇게 한다고 해서 가치가 증대되는 것은 아니기 때문이다. 그러나, 새로 생겨나는 부품에 대하여 린 접근방법을 적용하지 않는 것은 용납되어서는 안 된다. 또한, 만일 IT 시스템에서 별칭(alias)이나 대체 키(alternate key)의 사용이 가능하다면 기존의 레거시 시스템에서 사용되던 부품번호와 단순한 무의미 번호 코드를 모두 함께 사용하여야 한다. 부품번호에 관련된 정보들을 표준화하면 크고도 신속한 효과를 실현할 수 있을 것이다. E-커머스라든가 기업 합병 등으로 인해 제기되는 도전 앞에서, 기업 경영자들은 부품 마스터 레코드에 관련된 것들과 같은 정보 관리의 핵심 데이터의 무결성에 더 많은 관심을 기울여야 할 것이다. 만일 그렇지 않는다면 그들은 세계 시장의 고객들이 선택하는 공급자의 대열에서 탈락하게 될 위험을 감수하게 될 수도 있다.

 

Donald N. Frank는 APICS의 CFPIM, CIRM 자격을 가지고 있으며 1971년 이래 많은 기업들에 대하여 ERP 및 PLM 시스템의 선택, 설계 및 린 방식의 구현 등을 지원해 왔다. 그의 연락처는 editorial@apicshq.org 이다.